¿Qué tienes que saber sobre la gestión de inventarios?
Los departamentos de gestión administrativa de una empresa utilizan procedimientos diferentes, cada departamento tiene sus propias características, lo que implica el uso de métodos de gestión definidos y específicos para cada departamento. Las formalidades de la contabilidad son diferentes de las relacionadas con la gestión del personal, que se compone de tareas como la contratación y la gestión de las vacaciones, y la información contable y financiera debe ser objeto de una gestión que permita maniobras de conducta que también son esenciales para la administración de una empresa.
El control del movimiento de mercancías, que forma parte de la cadena logística, depende del almacenamiento de productos que minimiza los costes de almacenamiento, optimiza la disponibilidad de estos productos para evitar el riesgo de desabastecimiento y repercute positivamente en los flujos de entrada y salida. Este es un control que preocupa a muchos empresarios, y por muchas razones es un control importante en la gestión administrativa de una empresa.
Es posible encontrar un equilibrio que reduzca los costes y gastos de almacenamiento, y aumente los beneficios y la rentabilidad, mediante la gestión de las materias primas y los productos acabados y semiacabados.
Hay que tener en cuenta que la calidad de los materiales y productos almacenados puede verse afectada por las condiciones de almacenamiento, según la naturaleza de dichos materiales y productos. La gestión de inventarios ayuda a determinar el volumen de existencias y a evitar el exceso y la falta de existencias, así como a saber cómo mantener los productos y materiales en stock, según la naturaleza de los productos y las condiciones de almacenamiento.
¿Por qué es importante tener un inventario?
Llevar un inventario es importante para conocer el stock de una empresa en un momento determinado y así poder tomar decisiones sobre la producción, las compras y el almacenamiento. Los inventarios se llevan para conocer el stock de una empresa en un momento determinado y así poder tomar decisiones sobre la producción, las compras y el almacenamiento. Para llevar un inventario correctamente se debe tener en cuenta una serie de factores como la periodicidad de las mediciones, el método de valoración de los productos o el criterio de exclusión.
El valor de las existencias y la realización de un inventario
Hay diferentes métodos para valorar las acciones. Los productos, materiales y servicios se valorarán por su coste de adquisición (con el precio de compra y los costes accesorios que incluyen las comisiones de compra, los derechos de aduana y los costes de transporte), por su coste de producción (con el coste de adquisición de los materiales consumidos y los costes directos o indirectos de producción), o por los costes directos incurridos en el caso de los servicios. Para cada tipo de existencias se prefieren distintos métodos de cálculo, según su naturaleza, y es posible utilizar la contabilidad de costes para calcular los distintos costes.
Toda persona física o jurídica que sea comerciante está obligada a realizar al menos un inventario físico al año, o al cierre del ejercicio contable, para comprobar las discrepancias que puedan surgir cuando aparezca un defecto en los productos, que imposibilite su comercialización, como en el caso de su robo o pérdida. Hay varias causas posibles detrás de una posible diferencia entre los productos a producir y los materiales actualmente en stock.
El valor de las existencias repercute en un indicador fundamental que es la necesidad de capital circulante, un indicador que influye en la actividad de la empresa en términos de producción y productividad, así como en las necesidades de estas actividades en términos de financiación. La necesidad de capital circulante es una necesidad de financiación de la actividad, que se refiere a todo lo que no está cubierto por los recursos operativos tradicionales y ordinarios de la empresa. Formado en días de facturación, es la diferencia de tiempo entre los recursos entrantes y los pagos salientes y es imprescindible encontrar más recursos financieros cuando el WCR es positivo.
Los principios de la realización de un inventario en Excel
Para calcular las unidades que pertenecen a la empresa y calificar las existencias de forma cuantitativa, es importante realizar un inventario de calidad. Esto es importante para evitar cierres excepcionales para el recuento de existencias, en los que se podría movilizar a todo el personal para contar los artículos de las existencias. Por eso es fundamental la separación de funciones y la elección de los responsables de los departamentos, un principio importante en la gestión de inventarios que, junto con el principio de recuento y el principio de integridad, lo convierten en un elemento esencial en la realización de un inventario.
Inventario continuo e intermitente
id 10979 06Hay dos tipos principales de inventario, y cuando se trata de conocer la cantidad y el valor de las existencias en cualquier momento del periodo contable, se trata de realizar un inventario permanente. Se puede realizar un inventario intermitente al final del periodo contable, y es posible conciliar las cantidades reales de existencias con las registradas en los registros de existencias mediante un inventario físico rotativo.
Volúmenes de almacenamiento por tipo de existencias
Las existencias consisten en todo lo que se destina a la fabricación de productos, pero también en todo lo que se utiliza para prestar un servicio y para el funcionamiento de una empresa. Estos elementos se clasifican según los tipos, y podemos distinguir entre materias primas, productos semielaborados y productos acabados, que son los posibles elementos que se utilizarán en la producción y hasta que los productos finales estén listos para la venta, a los que hay que añadir los consumibles como el combustible y el material de papelería, que también forman parte del stock que hay que gestionar, según la actividad de la empresa.
Si el almacenamiento de existencias permite sólo los materiales y productos que la empresa necesita para continuar sus actividades, esta elección conlleva costes adicionales que hay que pagar al proveedor. Sin embargo, estos costes pueden ser relativamente menores en algunas situaciones, dependiendo de la naturaleza de los productos y materiales a almacenar, pero por otro lado, es posible quedarse sin existencias en medio de un negocio en caso de imprevistos. Si es posible continuar con el negocio sin malgastar las existencias, la empresa dependerá de la eficacia de sus proveedores en cuanto a la gestión de las existencias y el inventario.
Si se opta por mantener un gran volumen de existencias, hay que tener en cuenta que la facilidad de gestión no está exenta de costes de almacenamiento y de seguros. Según la naturaleza de los productos y las materias primas, y también según las condiciones de almacenamiento, estos productos y materiales pueden perecer o caducar y las existencias pueden quedar inutilizadas. Mantener un gran volumen de existencias sigue siendo una mejor solución cuando el flujo de ventas es difícil de predecir, así como cuando es posible mantener un gran volumen de un tipo de existencias con poco coste
Revisión de las existencias y nivel de reposición
Uno de los métodos de gestión de existencias e inventarios es el método del calendario, en el que hay que pedir una cantidad específica de productos o materias primas en una fecha fija. Como es posible pedir la misma cantidad pero en fechas variables, esto da lugar a otro método llamado método de punto de pedido, en el que un determinado nivel de stock será el punto de pedido que inicia la operación de reaprovisionamiento.
Si la fecha es fija y la cantidad de productos y materias primas que hay que pedir y almacenar es variable, esto implica un método de reposición. Y por otro lado, la reposición bajo pedido está totalmente orientada a la demanda como método de gestión implicado por la naturaleza de los productos y el material a almacenar, útil cuando la cantidad de existencias y la fecha del pedido son elementos variables.
Gestión de calidad y control de existencias
La información sobre los niveles y valores de las existencias debe ser precisa, sobre todo porque las existencias pueden representar una gran parte del capital de una empresa. A menudo es necesario comprobar estas cifras de forma sistemática, así como controlar la salud y seguridad de las existencias para evitar tener materiales peligrosos en stock o mercancías que puedan perecer o caducar, o tener artículos y productos voluminosos o muy pesados.
Cómo hacer un inventario en Excel
Excel es una herramienta muy potente para crear inventarios. Si sabe cómo usarlo, puede crear un inventario en Excel en cuestión de minutos. En este tutorial, le mostraremos cómo hacer un inventario en Excel paso a paso.
1. Para hacer un inventario en Excel, lo primero que debes hacer es abrir el programa y crear un nuevo documento.
2. En el documento, debes crear una tabla con las columnas necesarias para registrar toda la información relativa a tus productos. Las columnas que debes incluir son: código del producto, nombre del producto, descripción, cantidad, precio unitario, precio total y ubicación.
3. A continuación, debes rellenar la tabla con toda la información relativa a tus productos. Debes incluir el código de cada producto, su nombre, una descripción, la cantidad que tienes en stock, el precio unitario y el precio total. Además, debes indicar la ubicación de cada producto en tu almacén.
4. Una vez que hayas rellenado la tabla con toda la información, debes guardar el documento en tu ordenador.
De esta forma podrás llevar un control preciso de todos los productos de tu empresa y saber en todo momento cuántos de ellos tienes en stock.
Ejemplo de plantilla de inventario en Excel
